Welche (funktionierende) eMail-Konfiguration?

Lars.Pfannkuche

Hallo,

wir haben aktuell mehrere Probleme mit unserem ACT-eMail. Im nächsten Absatz schildere ich unsere Probleme noch detailiert. Wahrscheinlich werden die Fehler nicht kurzfristig von Sage behoben werden. Ich bin deshalb auf der Suche nach einer Konfiguration in Bezug auf ACT/Outlook mit der andere positive Erfahrungen gemacht haben, und die sich täglichen Einsatz bewährt hat (z. B. nur Outlook ohne ACT-eMail-Client). Da Wahrscheinlich jede Konstellation gewisse Vor- und Nachteile bietet würde ich mich auch über Tipps freuen, wie die Nachteile evtl. umgangen wurden (z. B. Problem der Suche nur nach Vornamen bei reinem Outlook Einsatz).

Wir haben vor kurzem von ACT!9 auf ACT!10 umgestellt. ACT wird bei uns in einer Netzwerkumgebung (1 Sever, 6 Clients) eingesetzt. Für den zentralen eMail-Verkehr (abholen und versenden über Server) arbeiten wir mit AVM KEN.

Wir setzten ACT seit der Version ACT!8 ein. Von Anfang an gab es verschiedene Probleme mit dem eMail-Client. Ich habe allerdings das Gefühl, dass die Probleme seit ACT!10 noch zugenommen haben. Ursprünglich haben wir nur mit dem ACT-eMail-Client gearbeitet. Weil es zeitweise zu Abstürzen des eMail-Clients gekommen ist und danach alle im Client gespeicherten eMails verloren waren, haben wir bei dem meisten Clients auf ACT-eMail als Front-End und Outlook für den Versand/Empfang im Hintergrund umgestellt. Der ACT-Client stürtzt immer noch mal ab, aber die eMails bleiben jetzt wenigstens im Outlook erhalten. Seit wir jetzt auf ACT!10 umgestellt haben, treten verschiedene Probleme verstärkt auf. Nachstehend sind meine Problembeschreibungen, die ich auch an den Sage-Support geschickt habe - ohne Reaktion, aufgeführt.

Problem 1 - Fehlende Umlaute in eMail-Antworten
eMail über Outlook mit ACT-eMail Client als Frontend:
Wenn HTML als Mail-Format eingestellt ist, können eMails, die neu erstellt werden mit Umlauten verschickt werden. Wird eine eMail dagegen als "Antwort" erstellt, so erhält der Empfänger der Antwort eine eMail in der sämtliche Umlaute fehlen. Hier hat ein Umstellen des eMail-Formats auf "nur Text" sowohl im Outlook als auch im ACT-eMail Abhilfe geschaffen, zumindest in den meisten Fällen. Allerdings bin ich der Meinung, dass der eMail-Versand in HTML möglich sein muss, da in der "nur Text" Version keinerlei Formatierungen möglich sind. Dies ist für uns ein großes Problem, da eMails ohne Umlaute bei Kunden einen schlechten Eindruck hinterlassen ("dort funktioniert ja noch nicht mal die Technik"). Das darf bei einem aktuellen CRM-System nicht der Fall sein.

Problem 2 - Fehlende Umlaute in eMails in ACT-Historie
eMails als "nur Text" Format, sowohl mit ACT als auch ACT/Outlook:
Verschickte eMails werden im Ordner "Gesendete Element" korrekt mit Umlauten angezeigt. Ich gehe daher davon aus, dass auch der Empfänger die eMails korrekt mit Umlauten erhalten hat. Gleichzeitig mit dem Versand wird die eMail in der Historie des jeweiligen Kontaktaks angefügt. In der dort angehangen eMail fehlen wieder sämtliche Umlaute. Das stellt für uns ein Problem da, da wir häufig auf die Historien-eMails zurückgreifen und diese zwecks transparenter Darstellung der letzten Kommunikation in neue eMails an Kunden mit einbinden. Hier erhalten Kunden dann wieder eMails ohne Umlaute mit Folge des oben beschriebenen schlechten Eindrucks. Hier habe ich allerdings festgestellt, dass dieses Problem nicht mit jeder eMail auftritt. Es ist aber sowohl bei "nur Text" als auch HTML-Format aufgetreten. Entsprechende Beispiele sind in unserer Datenbank vorhanden.

Problem 3 - Abstürzender ACT-eMail-Client bei anhängen von eMails mit Datei-Anhang
Sowohl bei ACT als auch ACT/Outlook eMail:
Wir hängen eingehende eMails an die Historie der Kontakte an. Das geschieht entweder über die Funktion "Zu Absender anhängen" oder "Anlage an Kontakte". In beiden Fällen kann es vorkommen, dass bei eMails mit bestimmten Anhängen (Dateiname mit Umlaut oder langer Dateinname) der ACT-eMail-Client abstürtzt (schließt sich). Die eMail kann dann nicht angehangen werden. In diesem Fall müssen wir den eMail-Client neu öffnen, den Dateianhang erst abspeichern, dann manuell in die Historie einfügen und anschließend die eMail ohne Dateianhang anhängen. Das ist eine sehr umständliche Prozedur, da wir fast nur eMails mit Dateianhängen bekommen und dieses Problem dadurch regelmäßig auftritt.

Problem 4 - eingehende eMails gehen verloren
nur bei ACT-eMail-Client (ohne Outlook)
Wenn der Client eMails vom Server abholt, passiert es manchmal, dass nachdem die eMails abgeholt wurden, plötzlich in keinem Ordner (im ACT-eMail Client) mehr eMails angezeigt werden. Egal welchen Ordner man anklickt, alle sind leer. Dieses Problem ist in der alten Version auch zeitweise aufgetreten. Bisher war das aber nicht weiter schlimm, da nach dem Schließen und wieder öffnen des eMail-Clients alle Mails wieder korrekt angezeigt wurden. Auch die eMails die gerade neu abgeholt wurden und die wegen des Problems vor dem neuen öffnen noch nicht zu sehen waren. Seit die neue Version 10 installiert ist, tritt das Problem immer noch in der beschriebenen Form auf, allerdings sind die eMails, die kurz vorher abgeholt wurden, nicht im eMail Client angekommen. Auf dem Server liegen diese eMails auch nicht mehr. Wir hatten jetzt den Fall, das auf diese Weise eMails von Kunden verloren gegangen sind. Das Schlimme daran ist, dass man das noch mit einmal mitbekommt. Wir haben das nur zufällig festgestellt, weil ich z. Zt. eine Umleitung auf eine Kollegin eingerichtet habe. Bei Ihr sind eMails für mich eingetroffen, die ich wegen der beschriebenen Problematik überhaupt nicht gesehen habe. Ich habe nur gesehen, dass der Client Mails abgeholt hat, nach dem neuen öffnen des Clients wurden ababer keine neuen Mails angezeigt. Das kann natürlich zu massiven Problemen mit Kunden führen, wenn diese auf eine Antwort warten und ich noch nicht einmal weiß, dass ich berhaupt eine eMail erhalten habe. Ich habe festgestellt, dass dieses Problem wahrscheinlich in einer bestimmten Konstellation auftritt. Und zwar dann wenn ich einige Zeit nicht aktiv gearbeitet habe und dann auf Senden/Empfangen klicke (evtl. war die Verbindung VPN oder WLAN dann zwischendurch kurzzeitig unterbrochen). Die Verbindung zu dem eMail-Server wird vom ACT-Client aber problemlos aufgebaut. Auch das Abholen der eMails wird angezeigt. Erst wenn man Ende dieses Vorgangs auf den Posteingangsordner klickt, tritt die beschriebene Problematik auf.

Problem 5 - fehlenden Historien-Einträge
Sowohl bei ACT als auch ACT/Outlook eMail:
Nicht alle ausgehenden eMails werden automatisch an den Kontakt angehangen. Bei zwei direkt hintereinander versendeten eMails war eine in der Historie angehangen, eine andere nicht.

Guido Sander

Hallo Herr Pfannkuche,

hier würde ich dringend auf ein Addon ausweichen und damit alle obenstehenden Probleme umgehen.
Dieses Addon ist seit mehreren Jahren erfolgreich erprobt/bei Kunden im Einsatz.

Bei Bedarf: Bitte sprechen Sie mich direkt an!

Lars.Pfannkuche

Hallo Herr Sander,

vielen Dank für die schnelle Antwort. Das könnte evtl. eine Lösung sein. Grundsätzlich würde ich natürlich erwarten, dass ein CRM-System eine fehlerfreie eMail-Funktion schon im Standard mitbringt. Ich habe mir die Beschreibung des AddOns schon mal angesehen. Einige Fragen stellen sich mir allerdings noch, die wir wahrscheinlich am besten in einem kurzen Telefonat besprechen. Ich werde dazu versuchen, Sie in den nächsten Tagen telefonisch zu erreichen. Folgende zwei Punkte sind mir direkt aufgefallen.

1. In der Historie steht als Datensatzveralter Administrator. Hier sollte der Name des jeweiligen Users (eMail-Absender) stehen.

2. Wie sieht es aus, wenn ich keine neue eMail aus ACT erzeuge, sondern auf eine in Outlook eingegangene eMail direkt antworte? Wird dann auch alles korrekt und automatisch in der Historie aufgezeichnet?

Guido Sander

Hallo Herr Pfannkuche,

hier kurz vorab schon mal die Antworten auf die zwei Fragen:

1. In der Historie wird selbstverständlich der jeweilige Benutzer hinterlegt, der den Eintrag (das anhängen der Email) vorgenommen hat.

2. Ist ohne weiteres möglich. Sie können im Outlook einfach auf "neue E-Mail-Nachricht", "Antworten" oder "Weiterleiten" gehen und
im Bedarfsfall beim Senden entscheiden, ob diese Email angehängt werden soll oder auch nicht.

Gerne erhalten Sie von uns auch eine Testversion

Lars.Pfannkuche

Hallo Herr Sander,

das hört sich bis hierhin sehr gut an. Auf das Angebot mit der Testversion würde ich gerne zurückkommen. Dann kann ich ausprobieren ob mit dem AddOn alle unsere Anforderungen abgedeckt werden. Ich melde mich telefonisch zwecks der weiteren Abstimmung. Kann aber leider noch nicht sagen, ob ich das diese Woche noch schaffe. Ich schicke Ihnen noch mal eine eMail mit meinen kompletten Kontaktdaten. Dann können Sie mir die Testversion schon mal per Mail (wenn nicht zu groß) zukommen lassen. Wenn eine Installationsanleitung dabei ist, werden ich das AddOn auf einem Platz installieren und wir können dann in dem Telefonat gezielt auf evtl. offene Punkte eingehen.

Guido Sander

Okay